УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Председателя
Законодательного Собрания
Кировской области
от 12.04.2022 № 113

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства и документооборота аппарата Законодательного Собрания Кировской области (далее – управление) является структурным подразделением аппарата Законодательного Собрания Кировской области (далее – аппарат).

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Кировской области, законами Кировской области, Регламентом Законодательного Собрания Кировской области, Положением об аппарате Законодательного Собрания Кировской области и настоящим Положением об управлении делопроизводства и документооборота аппарата Законодательного Собрания Кировской области (далее – Положение).

1.3. Общее руководство управлением осуществляет Председатель Законодательного Собрания Кировской области. Управление непосредственно подчиняется руководителю аппарата.

1.4. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Кировской области, общественными объединениями, иными организациями, со структурными подразделениями аппарата.

1.5. Сотрудники управления, замещающие должности государственной гражданской службы Кировской области, являются государственными гражданскими служащими Кировской области, и на них распространяется законодательство Российской Федерации и Кировской области о государственной гражданской службе.

2.     Задачи управления

2.1. Организация единой системы ведения делопроизводства в соответствии с действующим законодательством в сфере делопроизводства и Инструкцией по делопроизводству в Законодательном Собрании Кировской области, совершенствование форм и методов работы с документами.

2.2. Документационное обеспечение деятельности Законодательного Собрания Кировской области, его органов.

2.3. Обеспечение организации работы по рассмотрению наградных материалов, подготовке предложений о представлении к награждению наградами Российской Федерации и Кировской области.

2.4. Оказание методической помощи по ведению делопроизводства структурным подразделениям аппарата, депутатам Законодательного Собрания Кировской области, а также осуществление контроля за соблюдением требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности структурных подразделений аппарата.

3.     Функции управления

3.1. В целях организации единой системы ведения делопроизводства в соответствии с действующим законодательством в сфере делопроизводства и Инструкцией по делопроизводству в Законодательном Собрании Кировской области, совершенствования форм и методов работы с документами управление осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разрабатывает и внедряет нормативно-методические документы в области документационного обеспечения, в том числе Инструкцию по делопроизводству в Законодательном Собрании Кировской области.

3.1.2. Организует составление сводной номенклатуры дел Законодательного Собрания Кировской области.

3.1.3. Организует ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Законодательного Собрания Кировской области с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД).

3.2. С целью документационного обеспечения деятельности Законодательного Собрания Кировской области, его органов управление осуществляет следующие функции:

3.2.1. Осуществляет своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции, в том числе поступившей через средства электронной связи, подготовку проектов поручений Председателя Законодательного Собрания Кировской области и отправку исходящей корреспонденции. Ведет в СЭД учёт входящей и исходящей корреспонденции.

3.2.2. Осуществляет регистрацию вносимых в Законодательное Собрание Кировской области законодательных инициатив.

3.2.3. Участвует в обеспечении подготовки проведения сессий Законодательного Собрания Кировской области и иных мероприятий, проводимых Законодательным Собранием Кировской области, в том числе участвует
в формировании проекта повестки, оформляет извещения-приглашения на участие в пленарном заседании Законодательного Собрания Кировской области, график проведения заседаний комитетов Законодательного Собрания Кировской области, осуществляет организационные и технические мероприятия по комплектованию и отправке адресатам материалов.

3.2.4. Осуществляет оформление, хранение стенограмм и протоколов заседаний Законодательного Собрания Кировской области, передачу их в установленном порядке на государственное хранение, выдает по запросам юридических и физических лиц выписки из стенограмм.

3.2.5. Обеспечивает проведение в установленном порядке лингвистической экспертизы законов Кировской области, принятых Законодательным Собранием Кировской области, проектов постановлений Законодательного Собрания Кировской области, стенограмм пленарных заседаний Законодательного Собрания Кировской области и иных документов по распоряжению Председателя Законодательного Собрания Кировской области и руководителя аппарата.

3.2.6. Формирует и направляет Губернатору Кировской области на подписание и обнародование принятые Законодательным Собранием Кировской области законы Кировской области.

3.2.7. Организует работу по оформлению, учету, копированию и своевременному доведению до сведения заинтересованных лиц принятых Законов Кировской области, постановлений Законодательного Собрания Кировской области, распоряжений Председателя Законодательного Собрания Кировской области по основной деятельности, передачу их в установленном порядке на государственное хранение.

3.2.8. Осуществляет подготовку постановлений Законодательного Собрания Кировской области к изданию в источниках официального опубликования.

3.2.9. Обеспечивает направление постановлений Законодательного Собрания Кировской области, имеющих межотраслевой характер, устанавливающих правовой статус организаций и затрагивающих права, свободы
и обязанности человека и гражданина, для размещения на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru), являющемся источником официального опубликования нормативных правовых актов Кировской области.

3.2.10. Осуществляет передачу Губернатору Кировской области законов Кировской области, принятых Законодательным Собранием Кировской области, на электронном носителе.

3.2.11. Осуществляет формирование и сдачу в государственный архив перечня законов, принятых Законодательным Собранием Кировской области.

3.2.12. Формирует перечни выписок из протоколов заседаний Совета Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, осуществляет своевременное доведение их до сведения заинтересованных лиц.

3.2.13. Формирует списки руководителей органов государственной власти всех уровней, руководителей крупных предприятий и организаций Кировской области для поздравления и оперативного осуществления телефонной связи.

3.2.14. Оформляет и организует отправку поздравительных адресов, открыток и телеграмм органам государственной власти, местного самоуправления, коллективам предприятий, учреждений, организаций, учебных заведений, государственным деятелям, должностным лицам, отдельным гражданам в связи с государственными, профессиональными праздниками, юбилейными датами, общественно значимыми событиями и по особым случаям.

3.2.15. Осуществляет организационные мероприятия по формированию проекта плана мероприятий, планируемых к проведению Законодательным Собранием Кировской области.

3.2.16. Осуществляет учет и выдачу номерных бланков Законодательного Собрания Кировской области с воспроизведением герба Кировской области в цветном изображении.

3.2.17. Осуществляет оформление, учет и выдачу удостоверений помощников депутатов Законодательного Собрания Кировской области, ведет реестр помощников депутатов Законодательного Собрания Кировской области, в том числе в электронном виде.

3.2.18. Осуществляет оформление, учет и выдачу удостоверений членов Молодежного парламента при Законодательном Собрании Кировской области.

3.2.19. Осуществляет оформление, учет и выдачу удостоверений советников Председателя Законодательного Собрания Кировской области.

3.2.20. Ведет учет движения печатей и штампов в аппарате Законодательного Собрания Кировской области.

3.2.21. Формирует и актуализирует списки депутатов Законодательного Собрания Кировской области, составов комитетов Законодательного Собрания Кировской области, справочники телефонов депутатов Законодательного Собрания Кировской области, сотрудников аппарата Законодательного Собрания Кировской области.

3.2.22. Осуществляет координацию мероприятий в рамках соглашения о сотрудничестве в сфере архивного дела между администрацией Губернатора и Правительства Кировской области и Законодательным Собранием Кировской области.

3.2.23. Ведет справочно-информационную работу по хранящимся в управлении документам.

3.3. С целью обеспечения организации работы по рассмотрению наградных материалов, подготовке предложений о представлении к награждению наградами Российской Федерации и Кировской области управление осуществляет следующие функции:

3.3.1. Осуществляет организационные и технические мероприятия по подготовке заседаний комиссий по награждению нагрудным знаком Законодательного Собрания Кировской области «За вклад в развитие законодательства Кировской области», Почетной грамотой Законодательного Собрания Кировской области.

3.3.2. Осуществляет оформление протоколов заседаний комиссий по награждению нагрудным знаком Законодательного Собрания Кировской области «За вклад в развитие законодательства Кировской области», Почетной грамотой Законодательного Собрания Кировской области, передачу их
в установленном порядке на государственное хранение.

3.3.3. Организует работу по оформлению, учету, копированию распоряжений Председателя Законодательного Собрания Кировской области о награждении нагрудным знаком Законодательного Собрания Кировской области «За вклад в развитие законодательства Кировской области», Почетной грамотой Законодательного Собрания Кировской области и Благодарственным письмом Законодательного Собрания Кировской области, оформляет выписки из них.

3.3.4. Оформляет удостоверения к нагрудному знаку Законодательного Собрания Кировской области «За вклад в развитие законодательства Кировской области», Почетные грамоты Законодательного Собрания Кировской области и Благодарственные письма Законодательного Собрания Кировской области.

3.3.5. Ведет реестр граждан и организаций, награжденных нагрудным знаком Законодательного Собрания Кировской области «За вклад в развитие законодательства Кировской области», Почетной грамотой Законодательного Собрания Кировской области и Благодарственным письмом Законодательного Собрания Кировской области.

3.3.6. Оформляет ходатайства о награждении депутатов Законодательного Собрания Кировской области и сотрудников аппарата Законодательного Собрания Кировской области наградами органов государственной власти Российской Федерации и Кировской области.

3.4. С целью оказания методической помощи по ведению делопроизводства структурным подразделениям аппарата, депутатам Законодательного Собрания Кировской области, а также осуществления контроля за соблюдением требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности структурных подразделений аппарата, управление осуществляет следующие функции:

3.4.1. Организует и проводит учебные семинары по вопросам, отнесенным к компетенции управления.

3.4.2. Проводит контрольные мероприятия по ведению делопроизводства, подготовке документов в структурных подразделениях аппарата.

3.5. Принимает участие в мероприятиях, предусмотренных законодательством о противодействии коррупции.

3.6. По поручению Председателя Законодательного Собрания Кировской области рассматривает обращения граждан и организаций, готовит предложения по решению поставленных в них вопросов и проекты ответов на обращения граждан и организаций.

3.7. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности, предусмотренные федеральным и областным законодательством, постановлениями Законодательного Собрания Кировской области, распоряжениями Председателя Законодательного Собрания Кировской области.

3.8. Осуществляет разработку технических заданий, экспертизу и приемку товаров, выполнения работ, оказания услуг для областных (государственных) нужд Законодательного Собрания Кировской области в рамках деятельности управления.

4.     Права управления

Управление для осуществления своих функций имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений аппарата, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций информацию, документы, необходимые для осуществления функций управления.

4.2. Требовать соблюдения установленных правил делопроизводства, не принимать к исполнению и оформлению документы, которые противоречат нормативным актам и действующему законодательству.

4.3. Участвовать по поручениям Председателя Законодательного Собрания Кировской области и руководителя аппарата в мероприятиях, проводимых Законодательным Собранием Кировской области, органами государственной власти, государственными органами, органами местного самоуправления, общественными организациями.

4.4. Использовать в своей деятельности материально-технические, документационные, правовые и информационные ресурсы Законодательного Собрания Кировской области.

4.5. Самостоятельно планировать свою работу.

4.6. Использовать в установленном порядке переданное и закрепленное имущество.

4.7. Вносить Председателю Законодательного Собрания Кировской области предложения по вопросам совершенствования деятельности управления.

4.8. Вносить Председателю Законодательного Собрания Кировской области предложения по планированию и осуществлению повышения квалификации государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в управлении, командировкам сотрудников управления.

4.9. Реализовывать в установленном порядке иные права, связанные с необходимостью осуществления управлением своих функций.

5.     Организация деятельности управления

5.1. Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Председателем Законодательного Собрания Кировской области.

5.2. Начальник управления руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации и Кировской области, Регламентом Законодательного Собрания Кировской области, Положением об аппарате Законодательного Собрания Кировской области, настоящим Положением, распоряжениями Председателя Законодательного Собрания Кировской области.

5.3. Начальник управления организует работу управления, несет персональную ответственность за выполнение функций, возложенных на управление.

5.4. Начальник управления в пределах функций, возложенных на управление:

5.4.1. Принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности управления, подписывает и визирует документы и материалы, подготовленные по вопросам деятельности управления.

5.4.2. Представляет управление во взаимодействии с органами Законодательного Собрания Кировской области, депутатами Законодательного Собрания Кировской области, органами государственной власти, государственными органами, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

5.4.3. Разрабатывает положение об управлении и должностные регламенты сотрудников управления, готовит изменения в них.

5.4.4. Предлагает руководителю аппарата проекты структуры и изменений штатной численности управления.

5.5.5. Распределяет обязанности между сотрудниками управления (готовит предложения в случае закрепления распределения обязанностей распоряжением Председателя Законодательного Собрания Кировской области).

5.4.6. Вносит предложения об освобождении от должности сотрудников управления, применении к ним мер дисциплинарного взыскания, а также мер поощрения.

5.4.7. С учетом поставленных Председателем Законодательного Собрания Кировской области и руководителем аппарата задач обеспечивает планирование работы управления.

5.4.8. Контролирует исполнение работниками управления должностных регламентов, служебного распорядка аппарата и данных начальником управления поручений.

5.4.9. Вносит предложения по подбору, расстановке кадров, переподготовке, повышению квалификации и включению сотрудников управления в кадровый резерв.

5.4.10. Вносит предложения об установлении размеров дополнительных выплат работникам управления.

5.4.11. Участвует в заседаниях Законодательного Собрания Кировской области, органов Законодательного Собрания Кировской области, по поручению Председателя Законодательного Собрания Кировской области – в заседаниях органов государственной власти и органов местного самоуправления, общественных организаций.

5.4.12. Координирует взаимодействие со структурными подразделениями аппарата по вопросам организационного, документационного, правового и информационного обеспечения деятельности управления.

5.4.13. Обеспечивает исполнение отдельных поручений, доведенных до начальника управления непосредственно Председателем Законодательного Собрания Кировской области и руководителем аппарата.

5.4.14. Осуществляет иные функции в соответствии с распоряжениями и поручениями Председателя Законодательного Собрания Кировской области и руководителя аппарата.